Kurz gesagt
Drei Prozesse sollten in fast jedem Handwerksbetrieb zuerst digitalisiert werden: Auftragsannahme und Terminplanung, Angebotserstellung und -nachverfolgung sowie die Baustellendokumentation. Diese drei verursachen den meisten Stress, fressen die meiste Zeit und blockieren am häufigsten das Wachstum. Andere Bereiche wie Buchhaltung, Lager oder interne Kommunikation können meist warten — sie funktionieren analog noch lange genug, ohne den Betrieb auszubremsen.
Noch ganz am Anfang?
Zuerst lesen: Digitalisierung im Handwerk — So starten kleine Betriebe ohne Chaos →Der Grundlagenartikel: wie ein Digitalisierungsprojekt grundsätzlich aufgesetzt wird.
Die häufigste Frage, die mir Inhaber stellen, lautet: "Wir wollen digitalisieren — aber wo fangen wir an?" Und fast immer kommt im selben Atemzug die Liste: Auftragsannahme, Terminplanung, Angebote, Rechnungen, Lager, Mitarbeiter-Kommunikation, Kundenstamm. Alles gleichzeitig. Alles wichtig.
Das ist genau die Falle, in die man nicht treten darf. Wer alles auf einmal angeht, schafft am Ende nichts. Wer den falschen Prozess zuerst angeht, verbrennt Geld und Vertrauen im Team.
Ich komme selbst aus dem SHK-Handwerk und habe in den letzten Jahren mit vielen Betrieben gesprochen. Dabei zeigt sich immer dasselbe Muster: Es sind dieselben drei Bereiche, an denen die meisten Betriebe wirklich verlieren — und dieselben fünf, die man getrost erstmal liegen lassen kann.
Warum die Reihenfolge entscheidend ist
Bevor wir zu den konkreten Prozessen kommen, ein Punkt, der oft übersehen wird: Die Reihenfolge, in der Sie digitalisieren, entscheidet darüber, ob Ihr Team mitzieht oder das Projekt nach drei Monaten stirbt.
Wenn Sie mit einem Prozess starten, bei dem alle täglich den Schmerz spüren — Suchen, Nachfragen, Verluste — dann ziehen die Mitarbeiter mit, weil die Erleichterung sofort spürbar ist. Starten Sie aber mit einem Prozess, der nur Sie als Chef nervt (z.B. Buchhaltung), fragt sich das Team: "Wofür machen wir das überhaupt?" Und Sie haben einen Krieg im eigenen Haus.
Die richtige Reihenfolge folgt drei Kriterien:
- Wo verlieren wir täglich Zeit? — nicht wöchentlich, nicht monatlich, täglich.
- Wo ist der Effekt für das Team sofort spürbar? — nicht nur fürs Büro.
- Wo ist der Hebel auf den Umsatz am größten? — Aufträge, Angebote, Rechnungen.
Wenn ein Prozess alle drei Kriterien erfüllt, gehört er auf Platz 1. Genau das ist die Logik hinter der 1-Punkt-Methode: einen Hebel finden, der wirklich sitzt.
Die TOP 3 Prozesse, die zuerst digitalisiert gehören
Auftragsannahme und Terminplanung
Das ist in 9 von 10 Betrieben der Prozess mit dem höchsten Schmerzfaktor. Kunden rufen an, jemand schreibt etwas auf einen Zettel, der Zettel landet auf einem Stapel, der Chef trägt abends Termine in einen Wandkalender ein — und am nächsten Morgen weiß keiner, wer wo hinfährt.
Was dabei schiefgeht:
- Termine werden vergessen oder doppelt vergeben
- Monteure fragen morgens nach, weil der Wandkalender im Büro hängt
- Der Chef ist die einzige Person, die den Überblick hat — fällt er aus, steht der Betrieb
- Kunden werden unzufrieden, weil niemand am vereinbarten Termin kommt
Was die Digitalisierung bringt: Ein gemeinsamer digitaler Kalender, in dem alle Termine inklusive Adresse, Kundenhistorie und Auftragsdetails liegen. Jeder Monteur sieht auf seinem Handy, wo er morgens hinfährt und was er dort tun soll. Der Chef muss nicht mehr morgens am Telefon dirigieren.
Welche Software passt: Für SHK, Elektro, Maler funktionieren ToolTime und Plancraft sehr gut — beide haben Auftrags- und Terminplanung kombiniert. Openhandwerk ist günstiger und reicht für kleinere Betriebe oft aus. Hero deckt viele Gewerke breit ab.
Warum auf Platz 1: Sofort spürbar für das ganze Team, sofortige Zeitersparnis ab Tag 1, klarer Hebel auf Kundenzufriedenheit und Umsatz.
Angebotserstellung und -nachverfolgung
Der zweite Punkt, an dem die meisten Betriebe massiv verlieren — aber es nicht merken. Angebote werden geschrieben, rausgeschickt — und dann? Liegt eine Excel-Liste im Büro, die niemand pflegt. Oder gar nichts. Nach drei Wochen weiß keiner mehr, welches Angebot offen, abgelaufen oder schon bestätigt ist.
Was dabei schiefgeht:
- Angebote werden nicht nachgefasst — Aufträge gehen verloren, ohne dass jemand merkt warum
- Monteure fragen täglich nach, ob ein Angebot bestätigt wurde — keiner weiß es
- Bestätigte Angebote werden nicht in Aufträge überführt — Termine fallen unter den Tisch
- Der Chef hat das Gefühl, dass "irgendwie weniger reinkommt" — kann aber nicht sagen, warum
Was die Digitalisierung bringt: Eine Übersicht, in der jedes Angebot mit Status sichtbar ist — offen, gesendet, nachgefasst, bestätigt, abgelaufen. Erinnerungen, wenn ein Angebot seit X Tagen nicht beantwortet wurde. Automatische Überführung in einen Auftrag, sobald der Kunde bestätigt.
Welche Software passt: ToolTime, Plancraft und Hero haben Angebotsmodule eingebaut. Wer mehr Vertriebslogik braucht, kombiniert die Branchensoftware mit Pipedrive oder HubSpot zur Angebotsnachverfolgung.
Warum auf Platz 2: Direkter Umsatzeffekt. Wer Angebote systematisch nachfasst, holt typischerweise zwischen 10 und 30 Prozent mehr Aufträge rein — ohne mehr Marketing, ohne mehr Personal.
Baustellendokumentation (Aufmaß, Fotos, Stunden)
Der dritte Bereich, der fast immer chaotisch läuft — obwohl er die Grundlage für Rechnungen, Garantien und Gewährleistungen ist. Aufmaße werden auf Zettel geschrieben, Fotos liegen auf privaten Handys, Stunden werden abends aus dem Gedächtnis rekonstruiert. Wenn das Ihr Hauptproblem ist, lesen Sie ergänzend: Zettelwirtschaft im Handwerk beenden.
Was dabei schiefgeht:
- Aufmaße sind unleserlich oder gehen verloren — Rechnungen verzögern sich
- Fotos liegen auf 8 verschiedenen Handys — bei Reklamationen findet keiner mehr was
- Stunden werden falsch erfasst — entweder zugunsten des Kunden (Verlust) oder zuungunsten (Streit)
- Bei Garantiefällen Jahre später fehlt jede Dokumentation — Sie zahlen drauf
Was die Digitalisierung bringt: Eine App auf dem Handy jedes Monteurs. Aufmaße werden direkt vor Ort eingegeben. Fotos werden automatisch dem richtigen Auftrag zugeordnet. Stunden werden in Echtzeit erfasst. Alles ist sofort im Büro sichtbar und für die Rechnung verfügbar.
Welche Software passt: Auch hier sind ToolTime, Plancraft und Hero die Standards. Wenn Sie schon eine davon für Aufträge nutzen, brauchen Sie nichts Zusätzliches — die Dokumentation läuft in derselben App.
Warum auf Platz 3: Verbindet das Büro mit der Baustelle. Verkürzt die Zeit von Auftragsende bis Rechnungsstellung oft von Wochen auf Tage. Und schützt Sie bei jeder Reklamation und jedem Garantiefall.
Welcher der 3 Prozesse ist bei Ihnen der größte Schmerz?
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Die 5 Prozesse, die warten können — und warum
Damit klar ist: Die folgenden Bereiche sind nicht unwichtig. Aber sie sind selten der Engpass. Wer sie zuerst angeht, optimiert oft etwas, das gar nicht das Problem war.
Rechnungen und Buchhaltung
Können warten, weil: In den meisten Betrieben läuft das schon halb-digital. Der Steuerberater kriegt die Belege per Lexware, sevDesk oder DATEV-Schnittstelle — das ist Standard. Solange die Belege ankommen, ist hier selten ein Brand. Wenn aber Aufträge und Dokumentation digital laufen (Top 3), entstehen Rechnungen ohnehin automatisch — dann ist dieser Bereich quasi mitgelöst.
Lager und Materialwirtschaft
Können warten, weil: Außer bei Betrieben mit großem Eigenlager ist das selten kritisch. Die meisten Handwerksbetriebe holen Material direkt vom Großhandel zur Baustelle — da gibt es wenig zu digitalisieren. Wenn Lager doch ein Thema ist, kommt das später in Schritt 2 oder 3 der Digitalisierung.
Kundenkommunikation
Kann warten, weil: WhatsApp funktioniert. Wirklich. Auch wenn das niemand gern hört — für 90% der Kundenkommunikation ist WhatsApp das pragmatische Tool, das beide Seiten ohnehin nutzen. CRM-Systeme wie Pipedrive lohnen sich erst bei größeren Betrieben mit aktivem Vertrieb.
Interne Aufgaben und Projektmanagement
Können warten, weil: Trello, Asana, Notion — das sind Tools für Office-Teams. Im Handwerksbetrieb sind die Aufgaben fast immer an Aufträge gebunden. Wenn die Aufträge digital sind (Top 3), sind die meisten internen Aufgaben automatisch sichtbar. Separate Tools dafür sind oft Overkill.
Mitarbeiter-Kommunikation
Kann warten, weil: WhatsApp-Gruppen funktionieren für kleinere Teams. Tools wie Slack oder Microsoft Teams werden erst sinnvoll, wenn der Betrieb sehr groß wird oder wenn DSGVO strenger eingehalten werden muss. Für die meisten kleinen und mittleren Handwerksbetriebe ist das aktuell kein Engpass.
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Checkliste: Digitalisierung Handwerk — Die ersten 5 Schritte
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Drei Fragen, drei Minuten — ehrlich beantworten:
Frage 1
Wenn Sie morgens um 9 Uhr auf einer Baustelle stehen und ein neuer Kundenanruf reinkommt — wer nimmt ihn entgegen, wo wird der Termin erfasst, und wie kommt die Info zum Monteur, der das übernehmen soll?
→ Wenn die Antwort "weiß nicht", "irgendwie" oder "ich mache das später" lautet: Auftragsannahme und Terminplanung zuerst.
Frage 2
Wie viele Angebote haben Sie diese Woche rausgeschickt — und wie viele davon werden Sie nächste Woche aktiv nachfassen?
→ Wenn Sie keine konkrete Zahl nennen können: Angebotserstellung und -nachverfolgung zuerst.
Frage 3
Wenn ein Kunde Sie heute anruft und nach einem Auftrag von vor zwei Jahren fragt (was wurde verbaut, welches Gerät, welche Garantie?) — wie lange brauchen Sie, um ihm die Antwort zu geben?
→ Wenn die Antwort "länger als 5 Minuten" oder "ich rufe zurück" ist: Baustellendokumentation zuerst.
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Häufige Fragen zur Digitalisierung von Handwerksprozessen
Sollte ich alle drei Prozesse gleichzeitig digitalisieren?
Nein. Auch bei den Top 3 gilt: einer nach dem anderen. Beginnen Sie mit dem Prozess, der den größten Schmerz verursacht. Wenn der nach drei bis vier Wochen sauber läuft und Ihr Team damit umgehen kann, kommt der nächste. Parallel zwei oder drei Prozesse umstellen funktioniert in der Praxis fast nie — das Team wird überfordert.
Welche Software deckt alle drei Top-Prozesse ab?
ToolTime, Plancraft und Hero sind die drei Programme, die Auftragsannahme, Terminplanung, Angebotserstellung und Baustellendokumentation in einer einzigen Lösung kombinieren. Damit haben Sie nur ein System, eine App auf dem Handy, einen Login. Welches der drei für Sie passt, hängt von Gewerk, Betriebsgröße und Budget ab — das sollte vor dem Kauf konkret geprüft werden.
Was, wenn keiner der Top-3-Prozesse bei uns das Hauptproblem ist?
Dann haben Sie wahrscheinlich einen Spezialfall, und der Selbsttest passt nicht. Das kommt vor — z.B. bei reinen Großbaustellen-Betrieben oder Wartungsspezialisten. In diesen Fällen ist eine individuelle Analyse sinnvoll, weil die Standard-Reihenfolge nicht greift.
Was kostet es, diese drei Prozesse zu digitalisieren?
Die Software-Lizenz für ToolTime, Plancraft oder Hero kostet je nach Mitarbeiterzahl meist zwischen 30 und 60 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Bei 10 Mitarbeitern sind das also etwa 300 bis 600 Euro pro Monat. Die Einrichtung und Schulung ist eine einmalige Investition — ob das selbst, durch einen Mitarbeiter oder durch externe Begleitung erfolgt, hängt von Ihrer verfügbaren Zeit ab.
Woran erkenne ich den wichtigsten Prozess für meinen Betrieb?
Der wichtigste Prozess ist der, der heute am meisten Zeit, Rückfragen oder Liegezeit verursacht. Wenn Angebote liegen bleiben, starten Sie dort. Wenn Informationen von der Baustelle fehlen, beginnen Sie mit Dokumentation. Entscheidend ist der Engpass im Alltag, nicht die schönste Software-Funktion.
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Der Grundlagenartikel: wie ein Digitalisierungsprojekt sauber aufgesetzt wird.
Warum auch die richtige Auswahl nicht reicht, wenn Einführung und Team fehlen.
Über den Autor
Kevin Pfeifer
Kevin Pfeifer ist Gründer von HandwerksArt und kommt selbst aus dem SHK-Handwerk. Nach Jahren im Familienbetrieb hat er begonnen, die größten Zeitfresser im Alltag mit digitalen Tools zu lösen — zuerst für den eigenen Betrieb, heute deutschlandweit für andere Handwerker. HandwerksArt arbeitet erfolgsbasiert mit der 1-Punkt-Methode: Inhaber investieren rund 8 bis 12 Stunden eigene Zeit, den Rest übernimmt das Team vollständig.