Kurz gesagt

Seit dem BAG-Urteil von 2022 bist du als Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit deiner Mitarbeiter systematisch zu erfassen – unabhängig von der Betriebsgröße. Ein eigenes Zeiterfassungsgesetz mit Pflicht zur elektronischen Erfassung ist in Arbeit, aber Stand jetzt noch nicht final beschlossen. Heißt für dich: Warten lohnt sich nicht, weil die Grundpflicht längst besteht und Kontrollen zunehmen. Eine mobile App, mit der deine Monteure direkt auf der Baustelle stempeln, ist der pragmatischste Weg – vorausgesetzt, du achtest auf ein paar Dinge bei der Auswahl.

Was aktuell rechtlich Pflicht ist

Hinweis: Ich bin kein Anwalt, und was hier steht, ersetzt keine Rechtsberatung. Die Gesetzeslage ist in Bewegung – bei Unsicherheit mit Anwalt oder Steuerberater klären.

Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches System zur Arbeitszeiterfassung einrichten müssen – bekannt als „Stechuhr-Urteil". 2022 hat das Bundesarbeitsgericht nachgezogen und klargestellt: Diese Pflicht gilt in Deutschland schon jetzt, unabhängig davon, ob ein eigenes Gesetz dazu verabschiedet wird. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für jeden Mitarbeiter – inklusive Pausen und Überstunden.

Ein eigenes Zeiterfassungsgesetz mit expliziter Pflicht zur elektronischen Erfassung ist seit 2023 in Arbeit, aber bis heute nicht final verabschiedet. In den bisherigen Entwürfen war eine Ausnahme für Betriebe unter 10 Mitarbeitern von der elektronischen Pflicht vorgesehen – die grundsätzliche Erfassungspflicht bleibt aber für alle bestehen, auch für Kleinbetriebe, notfalls auf Papier.

Was das für dich bedeutet: Die Grundpflicht besteht schon heute. Bei Verstößen drohen Bußgelder, in einzelnen Fällen bis in den fünfstelligen Bereich, und Behörden führen zunehmend aktiv Kontrollen durch – das ist keine graue Theorie mehr. Wenn du einen Betriebsrat hast: Die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems ist mitbestimmungspflichtig, das gehört von Anfang an mit an den Tisch.

Warum Zettel und Excel nicht mehr reichen

Handschriftliche Stundenzettel und Excel-Tabellen haben ein grundsätzliches Problem: Sie gelten rechtlich nicht als „objektiv und manipulationssicher". Eine Excel-Zelle lässt sich nachträglich ändern, ohne dass das nachvollziehbar ist. Ein Zettel kann verloren gehen, unleserlich sein, oder – ehrlich gesagt – auch mal nachträglich „angepasst" werden, wenn der Monteur sich an den genauen Feierabend nicht mehr erinnert.

Das kennst du wahrscheinlich aus deinem eigenen Betrieb, so wie ich es aus meinem früheren SHK-Betrieb kannte: Stunden nachtragen, weil der Zettel erst am Freitag ins Büro kommt. Rückfragen, weil die Uhrzeit unleserlich war. Und am Ende trägt jemand im Büro alles nochmal von Hand in ein System ein – doppelte Arbeit für etwas, das eigentlich in Sekunden erledigt sein sollte.

Worauf du bei einer mobilen Zeiterfassungs-App achten solltest

Hier eine ehrliche Einordnung, die mir wichtig ist: Es gibt inzwischen viele Zeiterfassungs-Apps auf dem Markt, aber nicht jede ist für den Handwerksalltag gemacht. Viele sind aus der Bürowelt gedacht – für Menschen, die morgens am Schreibtisch einstempeln, nicht für Monteure, die auf drei verschiedenen Baustellen am Tag unterwegs sind.

Worauf ich achten würde:

  • Funktioniert die App offline? Auf vielen Baustellen ist das Netz schlecht bis nicht vorhanden. Eine App, die nur online funktioniert, ist im Zweifel nutzlos genau dann, wenn sie gebraucht wird.
  • Ist die Zeiterfassung pro Baustelle/Auftrag möglich, nicht nur pauschal? Für die spätere Abrechnung macht das einen großen Unterschied.
  • Wie ist GPS-Tracking gelöst, falls vorhanden? Standortdaten von Mitarbeitern sind ein sensibles Datenschutzthema – hier brauchst du eine saubere, transparente Lösung und im Zweifel wieder die Abstimmung mit dem Betriebsrat, falls vorhanden.
  • Lässt sich die App an eure bestehende Software anbinden (Lohnbuchhaltung, Auftragsverwaltung), oder wird sie zur nächsten Insel-Lösung, die niemand pflegt?

Ich teste solche Tools auch regelmäßig ehrlich auf meinem YouTube-Kanal – es gibt einige, die das wirklich gut lösen, und einige, bei denen man merkt, dass Handwerk nicht die Zielgruppe war, für die sie ursprünglich gebaut wurden.

Wie der Umstieg bei uns in der Praxis abläuft

Bei der Frank Dahms GmbH, einem SHK-Betrieb mit rund 15 Mitarbeitenden, lief die Einsatzplanung komplett analog – inklusive der Arbeitszeiten auf Zetteln, die morgens im Büro durchsortiert wurden. Wir haben in 4 Wochen ToolTime für die digitale Einsatzplanung eingeführt; die Monteure erfassen ihre Zeiten seitdem direkt auf dem Handy, pro Auftrag.

Grundsätzlich läuft die Einführung bei uns so ab: Dein Zeitaufwand als Inhaber liegt im Schnitt bei 8 bis 12 Stunden während der gesamten Umsetzung – den Rest übernehmen wir. Von der ersten Analyse bis zum laufenden System vergehen üblicherweise 6 bis 12 Wochen.

Häufige Fragen

Muss ich als kleiner Handwerksbetrieb (unter 10 Mitarbeiter) schon jetzt elektronisch erfassen?

Die elektronische Pflicht war in bisherigen Gesetzesentwürfen für Betriebe unter 10 Mitarbeitern noch nicht zwingend vorgesehen. Die grundsätzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – notfalls auch auf Papier – besteht laut BAG-Urteil aber unabhängig von der Betriebsgröße bereits jetzt. Da sich die Gesetzeslage noch verändert, würde ich das bei Unsicherheit mit einem Anwalt oder Steuerberater klären.

Wie lange müssen Arbeitszeiten aufbewahrt werden?

Nach aktueller Rechtslage müssen die Daten mindestens zwei Jahre aufbewahrt und auf Verlangen von Behörden wie der Finanzkontrolle Schwarzarbeit zugänglich gemacht werden.

Ist GPS-Tracking bei der mobilen Zeiterfassung erlaubt?

Grundsätzlich ja, aber nur unter engen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen – Transparenz gegenüber den Mitarbeitern, Beschränkung auf das Nötigste, und bei vorhandenem Betriebsrat dessen Mitbestimmung. Im Zweifel lieber vorher rechtlich absichern statt nachträglich Ärger riskieren.

Das Wichtigste in einem Satz

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht schon heute unabhängig von deiner Betriebsgröße – wer jetzt auf eine mobile, baustellentaugliche Lösung umstellt, spart sich später Stress und macht gleichzeitig den Büroalltag leichter.

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Über den Autor

Kevin Pfeifer

Kevin Pfeifer ist Gründer von HandwerksArt und kommt selbst aus dem SHK-Handwerk. Nach Jahren im Familienbetrieb hat er begonnen, die größten Zeitfresser im Alltag mit digitalen Tools zu lösen – zuerst für den eigenen Betrieb, heute deutschlandweit für andere Handwerker. HandwerksArt arbeitet erfolgsbasiert mit der eigens entwickelten 1-Punkt-Methode: Inhaber investieren rund 8 bis 12 Stunden eigene Zeit, den Rest übernimmt das Team von HandwerksArt – Analyse, Software-Auswahl, Einrichtung, Schulung und, wenn nötig, auch die Entwicklung einer eigenen, maßgeschneiderten App für deinen Betrieb.